【外贸干货】实例分析新询盘中的有效性及如何提高工作效率

作者:张俊   |  时间:2015-06-11     

几年前,我的朋友(有工厂,是原厂里内贸的业务头兼老板,由于想扩充销路从内贸转型,典型的不太懂外贸)做B2B平台, 由于投入成本跟专业人士的帮忙爆光率跟点击率都非常之高,基本1个月能收到将近3000个询盘……(这个数字是在不计算某些报关代理公司;船务;货运;甚至数据售卖之类等等与询盘毫无相关的邮件)

是不是有人不信?呵呵,假如你在做B2B的时候前期投入W多人民币让专业公司帮你装修网页页面;协调产品上架;刷爆光率……那这种不可能就变成可能了。

1个月3000个询盘是什么概念?以朝九晚五每天工作8个小时来算(不计周末及节假日以30天算)就是1天100个;平均每小时10多个,每5分钟1个……

这样的数字致使我朋友(他就1个人负责)每天都超量工作,经过1个月的奋战他最终接到了3个客人的定单,(定单的质量并不是很高,3个定单加起来还不到2个40’GP),外加2个还在洽谈当中比较有希望,他说这个成绩不错,就是累了些……

不知道有多少人会觉得他的成绩真的不错……

由于本人从事外贸10年有余而且也接触过电商,在他的朋友圈中算是比较内行的人,所以当他请教我怎么做会比较不累的时候我告诉他全权交给我负责1个月。(人嘛,总不是只说空话,实践过后才能有证据证明你的观点,所以我想试着以我的处理方式看看效果如何)

第2个月也是大概3000个询盘,我每天只花费不到2~3个钟头的时间看邮件; 回邮件; 偶尔浏览客人的网页之类, 还帮他跟进那2个仍在洽谈当中的客人,最终据不完全统计: 我帮他接了6个定单(其中2个是他前期洽谈的客人)另加3个还在续谈比较有希望下单的客人,每张定单的质量都是满柜(20’;40GP;40HQ或定单质量超过40HQ)起……

(本人没有任何自夸想法,也许本人是比朋友多了一些些的运气,但本人纯粹是想印证我跟他的处理方式带来的会是什么样的不同结果)

真是不比不知道,一比吓一跳。先从时间上来看,他每天花费的时间是我的5倍以上,而收获的定单数量却比我还少,经过实践印证了我的处理方式效率较高后我才告诉他,针对询盘怎么快速地分析它的有效性,从而进一步的提高工作效率。

针对这将进3000个询盘我做了许多的筛选, 根据我自己的经验总结了几个要点:

(由于是我自己的处理方式,如果各位大大们不苟同也希望别喷,同时本人也不是想让大大们借鉴并沿用我的处理方式,我的目的只是希望我的处理方式能在某些方面给大家起到一定的帮助。)

一、五大类暂不回的新询盘

1. 询盘中没有主动写出我朋友名字的暂不回

2. 询盘的发件人邮箱后缀是私人邮箱或免费可注册的暂不回

3. 询盘的客人是国内贸易公司的暂不回

4. 无目的式询价的暂不回

5. 询盘问你买1pc或几pcs的暂不回

二、待定

第一点中1~4暂不回的询盘中有再次询价(即再发邮件),如所发邮件内容没变化, 即待定.

三、核实

待定中客人,在没有电话联系情况下第三次询价

1. 询盘中没有主动写出我朋友名字的不回

如下面的邮件:

(由于商业秘密我无法取得当年的邮件做例,故找到一些类似的邮件且由于保密性本人做了部分信息更改,不过仍是尽可能地保留原文)

发件人: Софья Дробот

收件人:Софья Дробот

时间:2014年8月3日 星期日 (星期日) 20:57

Dear Partners,

How are you? Hope everything fine.

At this moment we av a few request on cups with saucers and some mugs.Please check the attachement files and if you can make thisgoods, please fill it with prices and send it back to me.

Awaiting your reply,

Sophia.

不知道大家有没有发现,这样的邮件发给A;发给B,甚至发给100个不同的供应商都可以,它们的特点就是不写供应商名字,比方说开头就是Dear Sir/Madam或者To whom it may concerned,即便有写上你的名字,当你把名字挡掉看下面内容你也会发现他只要将名字改为B同样也可以发给B。另一个特点是发件人跟收件人一致,但它居然会发到你的邮箱,原因是客人用了密送/暗送的发式. (当然也不一定每封这种类型的邮件都发件人跟收件人一致)

那么这类询盘以我个人经验判断一般是集体式发送类邮件,而且有80%以上的可能不是有效询盘。真正的买手当采购大批量产品的时候, 多多少少会了解一下所接触供应商的规模或生产能力, 即使无法或没有去了解, 最基本的至少要知道你将要跟谁做生意吧!

假设我的判断错误对方真的是买手,他集体式推送邮件的目的无非是参考各个不同供应商的报价,货比三、五十家后再挑选价格最优的供应商进一步洽谈,而由于我朋友在价格上并没有非常出色的优势(相信大部分人所在的公司外贸价格上都不敢说自己具有非常出色的优势),再者这类客人附上的产品基本都不会是你做开的产品,而对于工厂来说所有没开发过的产品(器型或设计上)的报价其实都只是估价,而估价几乎都是往高处估以确保工厂的利润空间。那么在这些条件下,即使你真的去回复也基本了无音讯,有这个时间回复还不如将时间充分利用在其他比较有希望的客人身上,所以个人认为是暂不回。

2. 询盘的发件人邮箱后缀是私人邮箱或免费可注册的不回

比方说后缀是

@qq.com; @163.com; @hotmail.com; @yahoo.com; @hanmail.com; @gmail.com等等……

这类邮箱的特点体现在当事人用的是私人邮箱,那么假设你是卖方, 当一个陌生的买家准备跟你大批量采购时, 他用的是免费私人邮箱跟你信函往来, 你难道不会怀疑他的真实性?

所以这种询盘个人认为通常是私人或刚步入外贸的小企业想做中间商赚取佣金, 但又不想开支太大去申请(或者是无能力去申请)收费域名邮箱或公司主页等……又或者是同行用虚假信息想骗取你的商业资料,那么这类询盘的有效程度又能有多高?

抱歉,本人的这种思维方式确实对一些外贸SOHO不公平,先说声SORRY。

但事实就是事实,小企业或私人想成功接单必须有客源跟优质的供应商,周旋于客商与供应商之间赚取差价,而优秀的小企业通常都已初具规模也懂得要生存就必须正规(所谓正规就是要公司对公司/企业对企业),要正规就必须要有企业形象,这不光是给供应商看更重要是让客人了解,使用公司名同名的域名收费邮箱费用并不高这基本就是他们的首选。所有很有可能只有刚步入外贸的小企业或私人,在开支拮据或者吝啬于开支的情况下只能使用免费的私人邮箱。

就算这类询盘真是买手,或者他手上真有客人在询价,那你得自己判断他的定单质量能有多高了……所以个人认为是暂不回

3. 询盘的客人是国内贸易公司的不回

(本人不是指国外驻华的贸易公司,只是单指完全成立在国内的贸易公司)

惨了,好像本人的这种思维方式又会得罪某些人了,希望大大们能理解这只是个人观点……

如下面的邮件:

(由于商业秘密我无法取得当年的邮件做例,故找到一些类似的邮件且由于保密性本人做了部分信息更改,不过仍是尽可能地保留原文)

你好,请看附件图片,我司需要采购图片中所示的XX+XXX,出口俄罗斯.

产品容积和尺寸按照贵司相同款式产品确认给我们即可,就是按照贵司相同款式产品的尺寸及容积报价确认给我司即可.

数量: 300个或者按照贵司的起订量.

注意: 图片中XXX外面是满版图案,但客人定单是不需要这些图案,附件图片仅供参看XX+XXX这款XX,但不需要图片中这样的图案,XXX即可,这样XXX也可以印刷或XX客人的2色LOGO了.

LOGO: 一个2色LOGO在XXX上,LOGO尺寸: 3*5CM.

请确认告知最好的不含税RMB出厂价格及货期,告知完整包装信息资料(含装箱数量,箱规,毛净重),告知产品具体材质,尺寸和容积,并提供贵司相同款式产品清晰图片给我司参看确认.

如有任何疑问,请及时联系我司. 谢谢.

--

XXX

XXX Industry Co.Ltd(H.K.) @XXX Buying Office

Tel:86-XXXXXXXX

通常看到这样的邮件就知道询盘的工作量会很大,而且贸易公司=中间商,他们的询价都非常的复杂及难弄, 而且他们很在意时间及细节, 因为他们很清楚他们本身就是为了服务客人, 在询盘上面更注重的是细节中的细节。

可是, 国内的贸易公司实在太多了, 为了最大程度地争取到定单他们会时不时以客人的角度自己去找供应商挑选产品,让工厂报价后推荐给客人,但由于国内外思想上的差异经常性推荐了一些客人并不感兴趣的产品, 最终费神费力, 以不了了之结束。

而且还有可能他们会在B2B平台或其他渠道寻找某些客人发出的询价,回头找供应商报价,再在报价基础上加上他们的佣金报给客人。

***本上以上观点不是绝对性,只有相对性,因为曾经我就在某B2B平台上看到某客商求购信息上的产品,跟贸易公司发给我报价的产品完全一模一样,连要求都一模一样。

即便抛开以上种种来假设他们真是买手,先不论你的报价+他们佣金客人能不能接受,就单单以贸易公司的处事风格,估计你将付出大量的时间去完成他们的细节要求,还要在价钱上具备一定的优势,才有那么一丝可能接到定单。

(而往往接到的定单质量与你付出的时间精力都不同比)